很多中小企业刚开始做数据管理时，不一定马上上ERP或专业系统。实际上，用好Excel就能搭出一套实用的计算平台，既能算成本、管库存，又能生成简单报表，关键是零成本，上手快。
从一张采购成本表开始
比如你是一家小家电批发商，每次进货要算单价、运费分摊、损耗率。把这些字段列出来：商品名称、采购数量、单价、总金额、运费、损耗率、实际单位成本。在Excel里建个表格，最后一列用公式自动算出实际单位成本。
= (D2 + E2) / B2 * (1 + F2)这行公式的意思是：把总金额和运费加起来，除以数量，再乘以（1+损耗率），得出每件的真实成本。改一个数，结果自动更新，比手算快多了。
联动销售表，实时算毛利
再建一张销售记录表，字段包括：销售日期、商品、销量、售价。通过VLOOKUP或XLOOKUP，从采购表里抓出对应的实际单位成本，然后算单笔利润。
= D2 - XLOOKUP(C2, 采购表!A:A, 采购表!G:G)这里D2是售价，C2是商品名，查找采购表中对应的商品，取出它的实际单位成本。售价减成本就是毛利。每天录几笔销售，月底自动汇总总毛利。
用数据透视表做月度分析
数据多了以后，手动统计费劲。选中销售表的数据区域，插入 → 数据透视表。把“销售日期”拖到行，按月分组；“商品”放下面，“利润”求和。立刻看出哪个月赚得多，哪个产品最赚钱。
还可以把供应商也加进采购表，透视时按供应商分类，看看哪家供货成本低、损耗小，为后续换供应商提供依据。
共享与权限控制
几个人同时要用，可以把Excel文件放在企业微信的微盘，或者腾讯文档里，设置只读或编辑权限。财务能改数据，销售只能看报表，避免误操作。
关键点是别堆太多功能在一个表里。每个表专注一件事：采购归采购，销售归销售，最后用一个汇总页把关键指标拉出来，老板打开一眼看清经营情况。
什么时候该升级系统？
当发现Excel卡顿、多人编辑冲突频繁、数据量超过几万行、公式总出错，那就说明该考虑轻量级SaaS工具了，比如用简道云或明道云把现有表格搬上去，保留逻辑，提升稳定性。但起步阶段，真没必要一上来就花几万买系统。